Documenti e digitalizzazione delle procedure doganali

I processi doganali, e in particolare l’efficienza delle procedure di controllo e sdoganamento delle merci, influenzano profondamente la catena logistica e il lavoro dei terminal container all’interno dei gateway portuali; processi doganali rapidi ed efficienti permettono di ridurre i tempi di consegna e i costi legati all’ import-export delle merci, contribuendo indirettamente alla competitività delle aziende e delle loro supply chain.

In questo articolo approfondiremo quali sono i principali documenti doganali e alcune iniziative messe in campo dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli italiana per semplificare e digitalizzare le procedure doganali, a beneficio dei traffici e degli operatori economici.

Nello specifico, proveremo a rispondere a queste domande:

• Quali sono i principali documenti doganali necessari?
• Digitalizzazione dei processi doganali e importanza della certificazione AEO

Quali sono i principali documenti doganali necessari?

La dichiarazione doganale è l’atto con cui si manifesta la volontà di vincolare le merci a un determinato regime doganale e deve essere prodotta e inviata prima del transito delle merci dalla dogana.

Per poter compilare correttamente la dichiarazione doganale, è necessario produrre anche altri documenti doganali, come la fattura, le condizioni per la resa, il peso lordo e netto della merce, l’eventuale packing list, il documento di trasporto o bolla di accompagnamento e i documenti di origine, che andranno poi presentati in dogana al momento del transito della merce.

Il documento standard per l’invio della dichiarazione doganale è il DAU (Documento Amministrativo Unico) il quale deve essere accompagnato da tutti i documenti previsti nell’ambito del regime prescelto per l’operazione doganale.

Per ridurre e semplificare le formalità doganali, l’Agenzia delle Dogane, recependo le modifiche al Codice doganale comunitario, ha lanciato nel 2006 il progetto AES (Automated Export System).

Il sistema AES consente il tracciamento elettronico e il controllo automatizzato delle operazioni di esportazione dal territorio della Comunità Europea, rendendo possibile effettuare esportazioni in ambiente totalmente informatizzato e rilasciando il Documento di Accompagnamento all’Esportazione (DAE), che va quindi a sostituire il DAU cartaceo.

Digitalizzazione dei processi doganali

Il sistema AES è uno dei molti progetti di digitalizzazione dei processi di sdoganamento promossi dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli, nell’ambito del sistema informativo AIDA (Automazione Integrata Dogane Accise), operativo dal 2003.

Altri due importanti strumenti, offerti dalla digitalizzazione dei processi doganali, e in grado di ridurre i tempi di stazionamento delle merci nei terminal di sbarco sono il Preclearing e i Fast Corridor.

Preclearing

Il preclearing (o sdoganamento in mare) consiste nella trasmissione delle dichiarazioni di importazione mentre le merci sono ancora in viaggio verso i porti nazionali a bordo di navi provenienti dall’estero, consentendo alla dogana, e alle altre amministrazioni coinvolte nello sportello doganale, di anticipare l’analisi dei rischi e svincolare, prima dell’arrivo, le merci per le quali non è richiesto un controllo fisico.

I principali benefici di questa pratica consistono nella riduzione dei tempi di permanenza dei contenitori in porto (con conseguente risparmio sui costi) e nella maggiore precisione nell’appuntamento intermodale grazie a una tempestiva pianificazione della logistica portuale per il ritiro dei contenitori.

A titolo di esempio, come riportato sul sito dell’Agenzia delle Dogane, già nei primi mesi successivi all’attivazione, la giacenza media dei contenitori è diminuita da 5,5 a 3,5 giorni a La Spezia (il primo porto italiano ad aver attivato lo sdoganamento, nel 2014) e a Genova si è passati da 5 a 4 giorni.

Un nuovo strumento messo a disposizione dall’Agenzia delle Dogane e dei Monopoli per potenziale lo sdoganamento in mare è lo Smart Terminal, che sarà avviato in fase sperimentale agli inizi del 2021.

Fast Corridor

Concettualmente sul lato opposto dello sdoganamento in mare si colloca l’iniziativa dei Fast Corridor, progettata nel 2015, che consente lo sdoganamento della merce direttamente in un nodo logistico di destinazione inland.

I Fast corridor prevedono la movimentazione, su gomma o su treno o su tratte intermodali, di container dal punto di sbarco fino al magazzino di temporanea custodia individuato presso un nodo logistico di destinazione, senza l’emissione del documento di transito (T1).

I principali benefici di questa iniziativa consistono nella decongestione delle aree portuali, riduzione dei tempi di permanenza dei container nel porto (con conseguente risparmio sui costi), riduzione dei tempi di percorrenza, maggior sicurezza (grazie alla combinazione dei controlli documentali e monitoraggio fisico del flusso di merci), digitalizzazione del processo (internet della logistica), possibilità per le aziende di integrare gli adempimenti doganali con le proprie procedure logistiche aziendali.

La certificazione AEO

In conclusione, è bene sottolineare che molte delle iniziative di semplificazione e informatizzazione delle procedure doganali richiedono, oltre a una forte competenza in materia doganale, anche lo status di Operatore Economico Autorizzato (AEO – Authorised Economic Operator).

Il Codice Doganale dell’Unione del 2013 e i successivi regolamenti hanno introdotto la distinzione in due tipi di autorizzazione AEO: AEO / semplificazioni doganali (AEOC) e AEO / sicurezza (AEOS). I due tipi di autorizzazione sono cumulabili e possono quindi essere detenuti contemporaneamente acquisendo lo status di AEOF (Authorised Economic Operator Full) che garantisce i benefici connessi ad entrambe le autorizzazioni.

Per ottenere il riconoscimento dello status di AEO è necessario richiedere all’Ufficio delle Dogane competente l’attivazione di una specifica azione di audit che verificherà l’idoneità della richiesta in base ai seguenti criteri:

• conformità alla normativa doganale e fiscale e l’assenza di reati gravi connessi con l’attività economica
• possesso di un sistema efficace di gestione delle scritture commerciali e dei trasporti
• garanzia di solvibilità finanziaria
• adeguati standard pratici di competenza o qualifiche professionali (per l’autorizzazione AEOC)
• adeguati standard di sicurezza (per l’autorizzazione AEOS)

Lo status di AEOF dà diritto ad alcuni benefici estremamente interessanti per la riduzione dei tempi e dei controlli doganali, quali ad esempio:

• Possibilità di utilizzo dei Fast Corridor 
• Procedura agevolata nell’ottenimento di semplificazioni doganali
• Riduzione dei controlli documentali, scanner e fisici
• Trattamento prioritario delle spedizioni selezionate per il controllo

Consapevoli di questi vantaggi, le aziende del gruppo Contship Italia si sono immediatamente attivate per dotarsi della certificazione AEOF, potendo così coniugare e offrire ai propri clienti la propria esperienza nel settore e i benefici derivanti dalla certificazione.

Nello specifico, LSCT – La Spezia Container Terminal è stata la prima azienda del gruppo a ottenere la certificazione, nel luglio del 2013, seguita poi da RHM – Rail Hub Milano, Hannibal e Oceanogate, che hanno ottenuto le certificazioni AEOF nell’aprile del 2016.

Il Gruppo Contship Italia funge da cerniera tra mare e terra, semplificando i processi doganali per i clienti. Il supporto doganale del gruppo include:

• Consulenza doganale preventiva e pianificazione doganale
• Assistenza nell’espletamento delle formalità doganali in ambito portuale e retroportuale, oltre che presso siti logistici della clientela
• Assistenza completa nell’ottenimento di tutte le certificazioni necessarie ai fini dell’importazione di merci non unionali (certificazioni veterinarie, sanitarie, fitosanitarie, radiometriche, ecc)
• Sviluppo di soluzioni informatiche dedicate alla gestione paperless dei processi doganali
• Gestione dei magazzini di temporanea custodia

Il valore aggiunto che i clienti del gruppo hanno riconosciuto negli anni è direttamente legato ai benefici percepiti e può essere riassunto in due elementi principali:

• Il lavoro complementare svolto dagli uffici (doganali) in sede portuale e retroportuale permette il perfezionamento delle operazioni doganali in modo celere e sicuro, senza dispersione di informazioni.
• L’integrazione in termini tecnologici e comunicativi dell’intera filiera logistico doganale innesca un meccanismo sinergico utile a fornire un servizio solido e veloce, che si concretizza nella riduzione dei tempi grazie alla disponibilità preventiva di informazioni tra le parti coinvolte nel processo logistico, dal terminal di arrivo alla consegna finale.